Basisplanning

Op basis van het vastgestelde productieplan kunnen de afzonderlijke afdelingen/specialismen een basisplanning maken. Een basisplanning is een ‘aanwezigheidsrooster’, waarin staat hoeveel zorgverleners iedere tijdsperiode (gemiddeld) aanwezig moeten zijn en hoeveel van welke taken zij dan ‘in de basis’ uitvoeren. Het doel van een basisplanning is het afstemmen van de afgesproken zorgactiviteiten (de zorgvraag) en de capaciteit (het zorgaanbod) op elkaar, zodat de productieafspraken gerealiseerd kunnen worden.

Belangrijke input voor de basisplanning is de capaciteitsbehoefte per patiëntengroep. Met capaciteitsbehoefte wordt bijvoorbeeld het aantal uren OK, liguren en poli-afspraken per patiëntengroep bedoeld. Deze gegevens zijn vaak al nodig voor een kostprijsberekening voor verzekeraars. Met deze input wordt voor iedere patiëntengroep het productieplan omgerekend naar het benodigde aantal OK-zittingen, bedden en spreekuren per periode.

Naast het productieplan en de capaciteitsbehoefte zijn ook de geplande afwezigheid van zorgverleners en seizoensinvloeden in de zorgvraag belangrijke input voor de basisplanning.

Wanneer veel zorgverleners een vakantie of congres willen in de zomerperiode en ook minder patiënten vragen om een afspraak in de zomer, is het verstandig om in de zomermaanden minder spreekuren, OK’s en opnames te plannen. Door deze reductieperiodes moet er in de overige weken meer productie gedaan worden om de jaardoelstelling te halen. Dan kan dus niet volstaan worden met een gemiddelde weekproductie (jaarproductie gedeeld door 52 weken).

Bij het maken van een basisplanning moet ook rekening gehouden worden met andere afdelingen in het ziekenhuis. Zo moet de reductieperiode op een kliniek met vooral chirurgische patiënten afgestemd worden op de reductieperiode van de OK. Dit afstemmen betekent niet automatisch dat de perioden gelijk moeten zijn; wanneer de patiënten gemiddeld een week postoperatief opgenomen zijn, kan de kliniek dus pas een week later dan de OK starten met reduceren. Afstemmen kan ook betekenen dat er juist een minimum aantal bedden wél opengehouden wordt, bijvoorbeeld wanneer er geen reductie in de zorgvraag verwacht wordt in een vakantieperiode.

De basisplanning van de verschillende schakels in de zorgketen (Poli/SEH – OK/Functieafdelingen – Beddenhuis) leidt voor elk specialisme tot een overkoepelende basisplanning. Deze geeft de gevraagde inzet weer. Uit de verschillende schema’s kan een patroon wordt gedestilleerd zodat voor het specialisme als geheel een repeterende basisplanning kan worden opgesteld. Elke week of bijvoorbeeld even/oneven week ziet er in de basis hetzelfde uit: op maandag 3 OK’s en 6 spreekuren, op dinsdag 4 OK’s, 4 spreekuren en 1 multidisciplinair overleg (MDO) et cetera.