Volwassen roosterproces

• Compacte communicatielijnen tussen zowel artsen en de roosteraar als tussen roosteraars en de patiëntplanners.
• Gecentraliseerde taakverdeling zodat roostertaken en –verantwoordelijkheden zoveel mogelijk bij één persoon/team liggen. Wanneer meerdere zorgverleners verantwoordelijk zijn voor deelroosters (gefragmenteerde taakverdeling), kan niemand het totaal overzien.
• Duidelijke deadlines, bijvoorbeeld voor het aanvragen van vakantie.
• Duidelijke roostercriteria met harde (bijvoorbeeld minimale bezetting) en zachte voorwaarden, zodat duidelijk is wanneer het rooster ‘goed’ is.
• Het roosteren is belegd bij getrainde roosteraars die in staat zijn om afwegingen en resultaten transparant te delen en goed overweg kunnen met de software die voor het roosteren gebruikt wordt.
• Het gebruik van een multi-resource planningstool, zodat er één plek is voor alle invoer en waarmee snel in alle dimensies de beschikbaarheid/knelpunten per resources zichtbaar is. Taken zoals een spreekuur (1), kennen uitvoerders/artsen (2) op een dagdeel/tijdstip (3) in een bepaalde spreekkamer (4). Een rooster is pas compleet als de puzzel op alle vier de dimensies klopt. Vier dimensies passen niet meer (eenvoudig) in Excel.

Roosterprocessen naar een volwassen niveau brengen vereist verbeteringen ten aanzien van Proces, Pakket en Personen. Deze driehoek moet samen, in hetzelfde tempo, naar volwassenheid groeien/veranderen.

• Proces: heldere afspraken over activiteiten, verantwoordelijkheden en besluitvormingsmomenten
• Personen: medewerkers met de juiste kennis is essentieel. Hiermee worden zowel personen met een roosteropleiding bedoeld, als mensen met inhoudelijke kennis van de voorwaarden van een goed rooster.
• Pakket: een passende software oplossing heeft als groot voordeel dat het afdwingt dat je roosterproces precies zo loopt als ontworpen. In een volwassen roosterproces wordt er een multiresource rooster gemaakt, waarin niet alleen de zorgverlener maar ook bijvoorbeeld de spreekkamer geroosterd wordt.