Periodeplanning en rooster

De periodeplanning wordt elke periode gemaakt. Hierin wordt op tactisch niveau de basisplanning omgezet naar een plan voor een specifieke periode. Hierbij dient onder andere rekening te worden gehouden met:

• Vastgestelde normen met betrekking tot toegangs- en wachttijden en volumes.
• Seizoenspatronen.
• (Geplande) reductie als gevolg van onderhoud, vakanties en congressen.
• Minimale en maximale gewenste capaciteit per tijdseenheid.
• Opleidingseisen; aantal aanwezige AIOS per periode en de bijbehorende supervisietaken.

Volgens een vastgestelde cyclus wordt in het Tactisch Planningsoverleg (TPO) de periodeplanning voor de komende roosterhorizon geactualiseerd naar aanleiding van ontwikkelingen in de zorgvraag, realisatie van de productie, toegangs- en wachttijden en grove omvang van de beschikbaarheid van personeel.

De actuele periodeplanning representeert de haalbaar geachte zorgvraag: de benodigde activiteiten om aan de vraag of de productiedoelstelling te voldoen.

Inzichten uit het TPO zijn ook aanleiding om verlofaanvragen (niet) goed te keuren. Daarmee wordt de beschikbaarheid per dag per persoon bekend. Onder het beschikbare personeel moeten vervolgens de benodigde taken verdeeld worden. Het goed vullen van het perioderooster is een randvoorwaarde voor het verkrijgen van ‘rust’ in de organisatie; als we ver van tevoren weten wat er gebeurt kunnen we daar in termen van capaciteit en planning (blokkades) rekening mee houden. Dit houdt in dat er op voorhand afspraken gemaakt moeten zijn over minimale bezetting en over minimale bezetting van subspecialismen.

De periodeplanning en het perioderooster leggen samen de opdracht voor de roosteraar vast: rooster de specifiek benodigde resources (personen en ruimtes) passend binnen de gegeven randvoorwaarden als beschikbaarheid en competenties. Dit resulteert in een actueel perioderooster waarin de benodigde resources zijn geroosterd en vastgelegd in tijd en ruimte bij de specifieke activiteiten (spreekuurschema’s, OK-toewijzing, et cetera).

Onderstaande flowchart geeft een voorbeeld van de verschillende stappen die doorlopen worden om de uit te geven weken van de roosterhorizon te roosteren. De roosteraar analyseert alle gegevens, zoals plan versus realisatie en ontwikkelingen in de vraag aan de hand van standaardrapportages die door capaciteitsmanagement (CM) zijn ontwikkeld. Ook levert CM input op basis van ziekenhuis-brede analyses en geeft aanbevelingen voor aanpassingen aan het rooster. De roosteraar maakt een voorstel voor het rooster van de uit te geven weken. Dit wordt vervolgens besproken en eventueel aangepast.