Capaciteitsmanagement – wat is dat?

Capaciteitsmanagement zorgt in organisaties voor een goede balans tussen vraag (uit te voeren activiteiten) en aanbod (personeel en middelen).

De kern van capaciteitsmanagement ligt in het opstellen en gaandeweg bijstellen van een prognose. Als organisatie leer je pro-actief en vooruitkijkend te gaan plannen.

Wat levert het op? Rust en regelmaat. Niet meer verrast worden door te voorziene effecten. Tevreden medewerkers. En je bent als organisatie in staat je doelen te bereiken.

Wat betekend het opstellen en gebruiken van een prognose?

• De afgesproken jaardoelen centraal stellen en goed bepalen wat je nodig hebt om deze te bereiken (onderdeel van de strategische planning)
• Rekening houden met jaarlijkse fluctuaties vanwege seizoensinvloeden, het werk van andere afdelingen of andere factoren zoals vakanties, onderwijs, etc. (onderdeel van de tactische planning)
• De prognose blijft een voorspelling waarbij er nog steeds op het laatste moment bijsturingen nodig zijn. Dit goed kunnen bijsturen op de korte termijn is onderdeel van de operationele planning.

Organisaties waarin capaciteitsmanagement goed is ingericht zijn fijn om in te werken. Het is met name van belang als de organisatie in een dynamische omgeving zit. Of als vraag en aanbod niet goed matchen (te weinig medewerkers). Tijdens Corona heeft capaciteitsmanagement een grote vlucht genomen binnen de ziekenhuissector.

Een organisatie met gebrekkig capaciteitsmanagement kan vergeleken worden met een boot waarop iedereen hard werkt maar het altijd onduidelijk is of je nu aan het einde van het jaar wel in de haven zal aankomen. Liggen we wel op koers? Komt er een storm aan? Je wordt telkens weer verrast. Je kijkt feitelijk alleen in de ‘achteruitkijkspiegel’.

Verbeter uw capaciteitsmanagement en geef de organisatie de richting die het nodig heeft om succesvol te zijn!